Használati útmutató

A Cloudify Körlevél segítségével az intézmény saját postafiókjából küldhet körlevelet sok címzettnek (pl. szülőknek, tagoknak, ügyfeleknek) úgy, hogy a levelek egyenletes ütemben mennek ki, és a tárhelyszerver nem kerül tiltólistára. A felület a Roundcube webmailhez hasonlít, így a legtöbb dolog ismerős lesz.

1. Mire való a rendszer?

Ha egy levelezőprogramból egyszerre több száz címzettnek küld levelet, a szolgáltatók ezt kéretlen levélnek vélhetik, és korlátozhatják a szerver levélküldését – ilyenkor az egész intézmény levelezése akadozhat. A körlevélküldő ezt úgy előzi meg, hogy:

• minden címzett külön levelet kap (a címzettek nem látják egymás címét, nincs „mindenkinek válasz”),
• a leveleket adagolva, percenként csak néhányat küld ki,
• és figyel a napi keretre is.

A levelek az intézmény saját e-mail-címéről mennek ki, így a válaszok is oda érkeznek, a megszokott postafiókba.

2. Regisztráció és belépés

1. A bejelentkezési oldalon válassza az Intézmény regisztrálása lehetőséget, és adja meg az intézmény és a saját adatait. A „Mely postafiókjaikról szeretnének körlevelet küldeni?” mezőbe írja be azokat a címeket, amelyekről körlevelet szeretne küldeni.
2. A megadott e-mail-címre megerősítő levelet küldünk – kattintson a benne lévő linkre.
3. A regisztrációt munkatársunk kézzel hagyja jóvá, és beállítja, mely postafiókokról küldhet. A jóváhagyásról e-mailt kap. Addig is beléphet, előkészítheti a címlistákat és a körleveleket, de kiküldeni csak a jóváhagyás után lehet.

Ha elfelejtette a jelszavát, a bejelentkezési oldalon az Elfelejtett jelszó linkkel újat állíthat be. Nevét és jelszavát a Beállítások → Saját fiók oldalon módosíthatja.

3. A küldő postafiók beállítása

Biztonsági okból csak az intézmény saját, nálunk működő postafiókjairól lehet küldeni, és csak azokról, amelyeket munkatársunk engedélyezett. A postafiókot egyszer kell beállítani (ezt a Tulajdonos vagy Adminisztrátor szerepkörű felhasználó teheti meg):

1. Nyissa meg a Beállítások → Postafiókok oldalt, és kattintson a postafiók melletti Postafiók beállítása gombra.
2. Adja meg a postafiók jelszavát – ugyanazt, amellyel a webmailbe belép. Mentéskor a rendszer kipróbálja a bejelentkezést, így azonnal kiderül, ha a jelszó hibás.
3. Adja meg a feladó nevét (ez jelenik meg a címzettnél, pl. „Minta Általános Iskola – Titkárság”), és ha szeretné, egy eltérő válaszcímet és egy aláírást, amely az új körlevelek végére automatikusan bekerül.
4. A Kik küldhetnek erről a címről? résznél jelölje ki, mely kollégák használhatják a postafiókot.

Ha a postafiók jelszavát később megváltoztatja a webmailben, itt is írja át, különben a kiküldés megáll (erről e-mailben értesítjük).

4. Címlisták

A címzetteket címlistákba rendezheti (pl. „5.a szülők”, „SZMK”, „Tagság”). Egy körlevél több listának is mehet egyszerre.

1. A Címlisták menüben hozzon létre egy Új címlistát.
2. A Címek hozzáadása mezőbe soronként egy címet írjon vagy másoljon be (pl. Excelből). Ezek a formák mind jók:

   kovacs.anna@example.hu
   Kovács Anna <kovacs.anna@example.hu>
   kovacs.anna@example.hu; Kovács Anna
   kovacs.anna@example.hu[Tab]Kovács Anna

3. A rendszer kiszűri a hibás és az ismétlődő címeket, és kiírja, mennyi került be.

Ha valaki több kiválasztott listán is szerepel, a körlevelet akkor is csak egyszer kapja meg. A neveket érdemes megadni, mert a levélben meg lehet szólítani velük a címzettet.

5. Körlevél írása

1. A Körlevelek menüben kattintson az Új körlevél gombra.
2. Válassza ki a feladót (azok a postafiókok jelennek meg, amelyekről Ön küldhet), írja be a tárgyat, és jelölje ki a címlistákat.
3. A szövegszerkesztőben úgy írhatja és formázhatja a levelet, mint egy levelezőprogramban. Táblázatot és linket is beszúrhat; képet webcímmel (URL), például a honlapra feltöltött képre hivatkozva illeszthet be.
4. Személyes megszólítás: a Változók gombokkal beszúrhatja a címzett nevét ({{nev}}) vagy e-mail-címét ({{email}}). Például a „Kedves {{nev}}!” sorból Kovács Annánál „Kedves Kovács Anna!” lesz. Ha egy címzettnek nincs megadva neve, a változó helyén üres szöveg áll, ezért érdemes a megszólítást úgy írni, hogy név nélkül is jól hangozzon.
5. Mellékletek: összesen legfeljebb 10 MB csatolható. Nagy fájlok helyett inkább linket küldjön (pl. a honlapra feltöltött dokumentumra).
6. Az Előnézet megmutatja, hogyan fog kinézni a levél egy minta címzettel. A Teszt nekem gomb elküldi a levelet az Ön saját címére – kiküldés előtt mindig érdemes megnézni egy valódi postafiókban is.

A Mentés gombbal elmentett levél a Piszkozatok mappában marad, amíg ki nem küldi. Egy korábbi körlevélből a Másolat gombbal újat készíthet.

6. Kiküldés és követés

A Küldés gombbal választhat: Azonnal, vagy Időpontban (pl. este írja meg, és reggel 7-kor induljon). A kiküldés előtt a rendszer kiírja, hány címzettnek megy a levél, és körülbelül mennyi ideig tart a kiküldés.

A körlevél ezután a Küldés alatt mappába kerül, ahol élőben követheti, hány levél ment már ki. Közben:

• Szünet – ideiglenesen megállítja a kiküldést, a Folytatás gombbal ott folytatódik, ahol abbamaradt.
• Leállítás – véglegesen megszakítja; aki addig nem kapta meg, már nem is fogja. A körlevél a Leállított mappába kerül.

Ha minden levél kiment, a körlevél az Elküldött mappába kerül. Itt címzettenként látható, kinek ment ki és kinek nem sikerült (pl. elírt vagy megszűnt cím). Az Újraküldés gombbal a sikertelen címzetteknek újra megpróbálhatja – előtte javítsa a hibás címeket a címlistában.

A kiküldött levelek nem kerülnek be a postafiók „Elküldött” mappájába a webmailben; a kiküldés eredményét itt, a körlevélküldőben lehet megnézni.

7. Miért megy ki lassan? – limitek

A lassú, egyenletes kiküldés szándékos – ez védi meg az intézmény levelezését. Két korlát van:

• Percenkénti ütem: a szerverről percenként csak meghatározott számú levél megy ki (jellemzően 10 körül). 300 címzett így kb. fél óra.
• Napi keret: intézményenként naponta legfeljebb meghatározott számú levél küldhető (alapesetben 500). Az aktuális keretet a Körlevelek oldalon a Napi keret mutatja.

Ha egy körlevél nem fér bele a napi keretbe, a maradék magától kimegy a következő napokon, nem kell vele semmit tennie. Ha rendszeresen kevés a keret, írjon nekünk, és megemeljük.

8. Kollégák meghívása, szerepkörök

A Beállítások → Felhasználók oldalon az Új felhasználó meghívása résznél adja meg a kolléga e-mail-címét és szerepkörét. A meghívó 7 napig érvényes; a kolléga a levélben lévő linkre kattintva állítja be a jelszavát.

9. Gyakori kérdések

Nem látom a postafiókomat a feladók között.

Vagy még nincs engedélyezve (ezt mi állítjuk be), vagy nincs beállítva a jelszava (Beállítások → Postafiókok), vagy nincs Önhöz rendelve. Kérje meg az intézmény adminisztrátorát, vagy írjon nekünk.

Megállt a kiküldés, és „Szüneteltetve” állapotú.

Leggyakrabban azért, mert a postafiók jelszava megváltozott. Írja be az újat a Beállítások → Postafiókok oldalon, majd a körlevélnél nyomja meg a Folytatás gombot.

Hová érkeznek a válaszok?

A feladó postafiókjába, vagy ha megadott válaszcímet, arra. Ezeket a megszokott módon, a webmailben olvashatja.

Visszajött egy levél, hogy a cím nem létezik.

Az ilyen visszapattanó levelek a feladó postafiókjába érkeznek. Javítsa vagy törölje a címet a címlistában, hogy legközelebb ne okozzon hibát.

Látják a címzettek egymás címét?

Nem. Mindenki külön levelet kap, amelyben csak a saját címe szerepel.

Kihez fordulhatok segítségért?

Írjon a ugyfelszolgalat@cloudify.hu címre.