Adatvédelmi tájékoztató
Ez a tájékoztató a Cloudify Körlevél körlevélküldő szolgáltatás (korlevel.cloudify.hu) használata során kezelt személyes adatokról szól. A tájékoztató az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete (2016/679/EU rendelet, „GDPR”) és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény („Infotv.”) alapján készült.
Hatályos: 2026. november 5.
1. Az üzemeltető
| Név | Cloudify Informatika Kft. |
|---|---|
| Székhely | 4400 Nyíregyháza, Bem József utca 33. |
| Cégjegyzékszám | 15-09-089384 |
| Adószám | 27527474-2-15 |
| ugyfelszolgalat@cloudify.hu | |
| Telefon | +36 70 607 3483 |
| Weboldal | https://cloudify.hu |
A továbbiakban: „Üzemeltető”. Adatvédelmi kérdésekben a fenti e-mail-címen lehet minket elérni.
2. Kinek az adatait és milyen szerepben kezeljük?
A szolgáltatást intézmények (iskolák, óvodák, egyesületek, cégek stb.) használják arra, hogy saját postafiókjukból körleveleket küldjenek. Ennek megfelelően kétféle adatkört különböztetünk meg:
- Az intézmények és felhasználóik adatai (regisztráció, belépés, kapcsolattartás). Ezeknek az adatoknak az Üzemeltető az adatkezelője.
- A körlevelek címzettjeinek adatai és a levelek tartalma (címlisták, levelek, kiküldési adatok). Ezeket az intézmény tölti fel és határozza meg, mire használja, ezért ezeknek az adatoknak az intézmény az adatkezelője, az Üzemeltető pedig az intézmény megbízásából, az utasításai szerint eljáró adatfeldolgozó (GDPR 28. cikk).
3. Az intézmények és felhasználóik adatai
| Adat | Cél | Jogalap |
|---|---|---|
| Az intézmény neve, címe, a kapcsolattartó neve, telefonszáma, a regisztrációkor megadott megjegyzések | A regisztráció elbírálása, kapcsolattartás, a szolgáltatás nyújtása | Szerződés teljesítése, illetve a szerződéskötést megelőző lépések (GDPR 6. cikk (1) b)) |
| A felhasználók neve, e-mail-címe, jelszava (csak visszafejthetetlen, ún. hash formában), szerepköre, utolsó belépésének ideje | Azonosítás, belépés, jogosultságkezelés, rendszerértesítések (pl. jelszó-visszaállítás, meghívó, hibaértesítés) küldése | Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)) |
| Az intézmény küldő postafiókjainak címe, a beállított feladónév, válaszcím, aláírás és a postafiók jelszava (titkosítva) | A körlevelek kiküldése az intézmény saját postafiókjából | Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)) |
| A rendszeradminisztrátori műveletek naplója (pl. jóváhagyás, limitváltozás, felfüggesztés) | A szolgáltatás biztonsága, visszaélések kivizsgálása, elszámoltathatóság | Az Üzemeltető jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) f)) |
Az intézményi adatok megadása a szolgáltatás használatának feltétele. Az adatok valódiságáért a regisztráló felel. Más felhasználót (pl. kollégát) az intézmény meghívóval vehet fel; ilyenkor az intézmény felel azért, hogy a meghívott személy adatait jogszerűen adja meg.
4. A körlevelek címzettjeinek adatai
A címlistákban az intézmény a címzettek e-mail-címét és – ha megadja – nevét tárolja. A kiküldés során címzettenként rögzítjük a kézbesítés állapotát (elküldve, sikertelen, újrapróbálás), az időpontot és a levelezőszerver hibaüzenetét. A körlevelek tartalma (tárgy, szöveg, mellékletek) szintén az intézmény adata.
Ezeket az adatokat az Üzemeltető kizárólag a körlevelek kiküldése céljából, az intézmény utasítására kezeli. Nem használja őket saját célra, nem küld a címzetteknek saját levelet, és nem adja át őket harmadik félnek.
Az adatkezelés jogalapjáért (pl. a szülők, tagok, ügyfelek tájékoztatásához fűződő jogos érdek vagy hozzájárulás), a címzettek tájékoztatásáért és a leiratkozási kérések teljesítéséért az intézmény felel. Ha Ön körlevelet kapott, és kérdése vagy kérése van a saját adataival kapcsolatban (pl. törlés a listáról), kérjük, forduljon a levelet küldő intézményhez – a levélre adott válasz is hozzá érkezik. Az ilyen kéréseket az Üzemeltető is továbbítja az intézménynek, és segít azok teljesítésében.
5. Naplók és sütik
Munkamenet és biztonság. Belépéskor a rendszer munkamenetet hoz létre, amelyhez tárolja a böngésző IP-címét és azonosítóját (user agent), valamint a munkamenet utolsó aktivitásának idejét. A belépési és regisztrációs kísérleteket IP-cím szerint korlátozzuk a jelszavak próbálgatása ellen. A webszerver a szokásos hozzáférési naplókat (időpont, IP-cím, kért oldal, böngésző típusa) vezeti. Jogalap: az Üzemeltető jogos érdeke a szolgáltatás biztonságos működtetéséhez (GDPR 6. cikk (1) f)).
Sütik. Az oldal kizárólag a működéshez feltétlenül szükséges sütiket használ: a munkamenet-sütit, a kéréshamisítás (CSRF) elleni védelem sütijét, és – ha a belépésnél bejelöli – az „Emlékezzen rám” sütit. Ezekhez nem kell hozzájárulás. Statisztikai, reklám- vagy követő sütit, illetve külső elemzőszolgáltatást nem használunk.
6. Megőrzési idők
- Felhasználói fiók, intézményi adatok: a szolgáltatás igénybevételének idejére. A szerződés megszűnése vagy a fiók törlése után legfeljebb 30 napon belül töröljük, kivéve, ha jogszabály hosszabb megőrzést ír elő (pl. számviteli bizonylatok).
- Elutasított regisztráció: az elutasítást követő legfeljebb 30 napig.
- Címlisták, körlevelek, kiküldési adatok: amíg az intézmény nem törli őket, de legfeljebb a szolgáltatás megszűnéséig. Törlés után a biztonsági mentésekből legfeljebb 30 napon belül tűnnek el.
- Kiküldési napló (a limitek számításához): 90 nap, utána automatikusan törlődik.
- Munkamenet: a kilépésig, illetve a munkamenet lejártáig; az „Emlékezzen rám” süti a kilépésig.
- Meghívók: 7 napig érvényesek.
7. Adatbiztonság
- Az oldal csak titkosított (HTTPS) kapcsolaton érhető el, a levelek titkosított SMTP-kapcsolaton mennek ki.
- A felhasználói jelszavakat visszafejthetetlen formában (hash), a postafiók-jelszavakat és a szerverelérési kulcsokat titkosítva tároljuk.
- Az intézmények adatai egymástól elkülönítve, jogosultság-ellenőrzéssel érhetők el: minden intézmény csak a saját adatait látja.
- Az adatokhoz az Üzemeltető részéről csak a rendszer üzemeltetéséhez szükséges munkatársak férnek hozzá, kizárólag a feladatuk ellátásához szükséges mértékben.
- A szolgáltatás az Üzemeltető által üzemeltetett szervereken fut; az adatokat az Európai Unión kívülre nem továbbítjuk.
8. Adattovábbítás, adatfeldolgozók
Személyes adatot harmadik félnek nem adunk át, kivéve, ha erre jogszabály kötelez (pl. hatóság vagy bíróság megkeresése). A körlevelek az intézmény saját, az Üzemeltetőnél működő postafiókjából, a címzettek levelezőszolgáltatóihoz kerülnek kézbesítésre – ez maga a kért szolgáltatás. További adatfeldolgozót nem veszünk igénybe; ha ez változik, a tájékoztatót frissítjük, és az intézményeket előzetesen értesítjük.
9. Az érintettek jogai
Ön a GDPR alapján kérheti:
- hozzáférést a személyes adataihoz és tájékoztatást azok kezeléséről (15. cikk),
- adatai helyesbítését (16. cikk) – nevét a Beállítások → Saját fiók oldalon maga is módosíthatja,
- adatai törlését (17. cikk),
- az adatkezelés korlátozását (18. cikk),
- az adatai hordozhatóságát (20. cikk),
- és tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen (21. cikk).
Kérelmét a ugyfelszolgalat@cloudify.hu címre küldheti. Legfeljebb egy hónapon belül válaszolunk. A körlevelek címzettjeinek adataival kapcsolatos kérelmeket – mivel azoknak az intézmény az adatkezelője – az érintett intézményhez továbbítjuk (lásd a 4. pontot).
10. Jogorvoslat
Ha úgy érzi, hogy adatai kezelése sérti a jogait, kérjük, először keressen minket, hogy a problémát közösen orvosolhassuk. Panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál is:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11. · Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36 1 391 1400 · E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu · naih.hu
Jogainak megsértése esetén bírósághoz is fordulhat; a pert – választása szerint – a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja.
11. A tájékoztató módosítása
A tájékoztatót a szolgáltatás vagy a jogszabályok változásakor frissíthetjük. Lényeges változás esetén a felhasználókat e-mailben vagy a felületen előre értesítjük. Az aktuális változat mindig ezen az oldalon olvasható.